Les règles de fonctionnement définissent les modalités d’accès aux informations, de déroulement des rencontres, les activités de communication et les moyens techniques accessibles au Comité. Ces règles sont souples afin que les participants puissent les adapter en fonction de la vision de leur rôle. Ces règles sont les suivantes:
Pour des raisons justifiées, les membres du Comité de vigilance peuvent désigner une personne qui peut les remplacer aux rencontres. Cette personne doit provenir du même milieu ou organisme que le membre régulier (selon la catégorie de représentation). Les membres verront à transmettre les informations pertinentes à leur substitut.
Le Comité peut admettre à ses rencontres des observateurs qui peuvent intervenir dans la discussion si des membres le désirent.
Le Comité de vigilance désigne un président et un secrétaire pour faciliter les échanges avec le propriétaire, les communications avec les membres et éventuellement les médias.
Le Comité prend ses décisions par consensus.
Des documents techniques, vulgarisés et courts servent comme base des échanges et des discussions.
Les rencontres peuvent être encadrées par un animateur externe pour permettre aux représentants de la Ville de Québec, aux spécialistes invités et aux autres personnes-ressources d’échanger de façon sereine avec les citoyens présents. Dans le cas où il n’y a pas d’animateur, le Comité doit désigner un président d’assemblée qui conduira les discussions et un secrétaire.
La fréquence des rencontres et leur déroulement sont déterminés par les besoins d’information des membres et la disponibilité des renseignements demandés. Il doit y avoir au moins 4 rencontres par année. (Calendrier 2017 des rencontres du comité)
Un compte rendu est rédigé après chaque rencontre et envoyé aux membres du Comité pour commentaires et acceptation. Ce compte rendu est accessible via le site Internet du Comité de vigilance.
Les réunions du Comité se tiennent autant que possible sur le territoire de la municipalité hôte du lieu d’enfouissement, c’est-à-dire sur le territoire de la paroisse de Saint-Joachim
Les sujets de discussion sont approuvés et déterminés par les membres du Comité.
La détermination et l’acceptation de ce mode de fonctionnement constituent les premières tâches du Comité de vigilance. Le Comité peut donc préciser davantage ses règles de fonctionnement dans le cadre de sa démarche ou les modifier au besoin. Un guide des Status et fonctionnement a été rédigé en 2005:
